A felhőalapú eszközök, amelyek megfizethetővé teszik az automatizálást egy KKV számára, nem egy óriási rendszer. Hanem egy olyan felhőeszköz, amely egy valós folyamathoz illeszkedik, és kis lépésekben indítható el.
Sok kisebb cég esetében a probléma nem az ambíció hiánya. A gond az, hogy a kézi munka szétterjed az e-mailek, táblázatok, chatek és megosztott mappák között. A rendeléseket kétszer kell rögzíteni. A számlák sorban várnak. Az állapotfrissítések a memóriától függenek. A felhőeszközök azért számítanak, mert csökkentik az indulás költségét, a módosítás költségét és annak költségét, hogy egy munkafolyamat életben maradjon.
Az alapmintázat egyszerű. Egy felhőeszköz helyezkedik el a jelzés és a feladat között. Amikor valami történik, az eszköz előrevitte a munkát. Beküldenek egy űrlapot. Késedelmes egy fizetés. Egy potenciális ügyfél elér egy pontszámot. Egy fájl lekerül egy mappába. A rendszer emlékeztetőt küld, létrehoz egy bejegyzést, továbbít egy feladatot vagy frissít egy irányítópultot. A munka nem tűnik el. Megjósolhatóbbá válik.
A KKV-k gyakran nagy projektként gondolnak az automatizálásra. Itt kezdődik a költségprobléma. Egy nagy projekt általában nehézkes beállítást, egyedi kódot és hosszú várakozást igényel, mielőtt bárki értéket látna. A felhőeszközök lealacsonyítják ezt a gátat. Sokuk böngészőn keresztül azonnal használható. Kapcsolódnak a közös üzleti alkalmazásokhoz. Néhány egyszerű vizuális szerkesztőt kínál. Mások hozzáadnak jóváhagyási lépéseket, szabályokat és jelentéseket. Az eredmény kevesebb technikai terhelés és kevesebb idő, amit a rendszer üzemben tartására fordítanak.
A valódi megtakarítások gyakran a újra dolgozás elkerüléséből adódnak. Ha egy folyamat tisztázatlan, az automatizálás felgyorsítja a zavart. Ezért az első lépés ismétlődő munka, gyakori hibák és más csapatokra átterjedő késések keresése. Gyakori példák közé tartozik a számlázás, a készletfrissítés, a potenciális ügyfelek továbbítása és az ismétlődő jelentések. Ezek jó jelöltek, mert szabályok alapján működnek, és elég gyakran fordulnak elő ahhoz, hogy számítson.
A második lépés az egyszerűsítés. Egy sérült folyamat nem lesz jobb csak azért, mert szoftver érinti. Ha három ember ugyanazt a döntést három különböző módon hozza meg, az eszköz felfedi ezt a következetlenséget. Tehát a folyamatnak egyértelmű bemenetekkel, egy tulajdonossal és egy szabványos útvonallal kell rendelkeznie. Amint ez megvan, a felhőeszközök kevesebb súrlódással elvégezhetik a rutinmunkát.
Egy gyakorlati példa segít. Képzeljünk el egy kis szolgáltatási céget, amely kézzel küld számlákat. Egy munkavállaló ellenőrzi a befejezett munkákat, elkészíti a számlát, elküldi, majd később utána jár, ha a fizetés késedelmes. Egy felhőalapú munkafolyamat csökkentheti ezt a terhelést. Amikor egy munkát befejezettnek jelölnek, a rendszer létrehozhatja a számla tervezetét, elhelyezheti a megfelelő sorban, és küldhet fizetési emlékeztetőt egy előre meghatározott késleltetés után. A csapat még mindig áttekinti a kivételeket. De a rutinút már nem függ a memóriától és a szabadidőtől.
Ez a típusú beállítás gyakori a pénzügyek, marketing és az operatív tevékenységek területén. A pénzügyekben a felhőeszközök támogathatják a számlázást, a fizetési emlékeztetőket és a cash flow követését. A marketingben továbbíthatják a potenciális ügyfeleket, e-mail sorozatokat küldhetnek és csoportosíthatják a kapcsolatokat viselkedés szerint. Az operatív tevékenységekben nyomon követhetik a készletet, feladatokat oszthatnak ki és frissíthetik a jelentéseket. Minden felhasználási eset más. A logika ugyanaz. Vigyük az ismétlődő lépést egy ellenőrzött rendszerbe, és tartsuk az embereket azon részekeknél, ahol ítélőképességre van szükség.
Az alacsony belépési költség az egyik oka annak, hogy a felhőautomatizálás miért illik ilyen jól a KKV-kra. Számos eszköz előfizetéses árazást használ, így egy cég kicsiben kezdhet, ahelyett, hogy finanszíroznia kellene egy teljes rendszert. Néhány azokban a platformokban található, amelyeket a cég már használ. Mások egyszerű integrációkon keresztül kapcsolódnak. Ez csökkenti a kísérletezés költségét, de csökkenti a kudarc költségét is. Ha egy munkafolyamat nem működik, megváltoztatható anélkül, hogy újra kellene építeni az egész vermet.
Ez a rugalmasság azért fontos, mert a KKV automatizálását szekvenciaként, nem pedig egyszeri projektnek kell kezelni. Először az azonosítás következik. Aztán az egyszerűsítés. Aztán az automatizálás. Aztán az áttekintés. A gyakorlatban a legjobb rendszerek egy keskeny munkafolyamattal kezdődnek, nem tízzel. A csapat megtanulja, hogyan viselkedik a logika, hol jelennek meg kivételek és melyik lépés okoz zavart. Aztán hozzáadódik a következő munkafolyamat.
Vannak határok is. A felhőeszközök megbukhatnak, ha a felelősség körének tisztázatlan. Nehezen kezelhetővé válhatnak, ha minden csapat eltérő rendszert választ. Rejtett munkát is teremthetnek, ha senki sem dokumentálja a szabályokat. Egy egyszerű automatizálás, amelyet senki sem ért, törékeny. Az eszköz még futhat, de a vállalat elveszíti az irányítást felette.
Ezért a legtartósabb beállítások unalmasak egy jó értelemben. Dokumentáltak. Könnyen magyarázhatók. Egy dolgot jól csinálnak. Szabványos jelzéseket és egyértelmű kimeneteleket használnak. Kerülik a plusz lépéseket, amelyek nem segítik a folyamatot. Itt teszik megfizethetővé mélyebb értelemben a felhőeszközök az automatizálást. Nem csak olcsóbb megvenni őket. Olcsóbb karbantartani őket, amikor a munkafolyamat tiszta marad.
A KKV-knak nem kell mindent automatizálniuk. Ki kell választaniuk azt az ismétlődő munkát, ami lassítja a céget, és egyszerű, látható áramlattá alakítaniuk kell azt. Ez a felhőautomatizálás valódi előnye. Lehetőséget ad a kisebb cégeknek a sebesség és az ellenőrzés javítására anélkül, hogy egy nagy belső platformot kellene építeniük.
Az EuroOp Insights ugyanazt az alkalmazott mintát követi: egy rendszerbeli változás, egy egyértelmű tanulság, megalapozva azzal, ahogy a valós munkafolyamatok viselkednek.