ERP systémy centralizují data o rizicích pro lepší kontrolu. To je jednoduchá odpověď a jde o tu část, která má největší význam, když chce firma snížit rozdíly mezi záznamy o rizicích, kontrolními opatřeními a každodenní prací.
Stále se vracíme k jednomu prostému faktu: data o rizicích ztrácejí hodnotu, když jsou rozptýlena mezi e-maily, tabulkami a samostatnými týmy. V prostředí ERP může stejný základní systém obsahovat finanční záznamy, provozní data, pravidla přístupu a události procesů. Usnadňuje to pochopení toho, kde riziko vzniká, kdo za něj nese odpovědnost a jaké kontrolní opatření se uplatňuje.
Centrální kontrola začíná jedním záznamem
Riziková položka nemá velký smysl, pokud ji nikdo nedokáže spolehlivě ověřit. Systémy ERP pomáhají tím, že vytvářejí sdílené místo pro poznámky k rizikům, schvalování, odpovědné osoby a související kontrolní opatření. Když se záznam o riziku nachází vedle procesu, který ovlivňuje, je vazba jasnější. Problém s pozdní platbou může být propojen s finančním pracovním postupem. Problém se dodavatelem může být propojen se záznamy o nákupu a skladových zásobách.
Záleží na tom, protože kontrolní práce závisí na sledovatelnosti. Pokud tým dokáže vidět riziko, kontrolní opatření, odpovědnou osobu a datum revize na jednom místě, může tuto položku rychleji testovat a aktualizovat. Snižuje se také šance, že různé týmy budou udržovat různé verze stejného problému.
Vidíme to jako praktickou hodnotu ERP pro softwarová řešení řízení podnikových rizik. Systém není pouze účetní knihou pro operace. Stává se také jediným místem pro sběr signálů o rizicích a dat o kontrolních opatřeních.
Proč ERP pomáhá týmům pro řízení rizik
Nejsilnějším argumentem pro použití ERP v práci s riziky je tok dat. Mnoho platform ERP dokáže propojit záznamy o rizicích s interními procesy a v některých případech i s externími systémy. To dává týmům pro řízení rizik lepší přehled o tom, kde problém vznikl a jak se pohybuje napříč firmou.
Je to užitečné pro běžné potřebu kontroly:
- kontrola přístupu
- oddělení rolí a povinností
- auditní stopy
- sledování problémů
- revize politik
- kontroly souladu
Tyto kontroly se snadněji spravují, když data sídlí v jednom systému. Centrální záznam může ukázat, kdo ho změnil, kdy se změnil a kterého procesu se dotkl. Je to základní věc, ale často právě zde kontrola začíná.
Centralizace však sama o sobě není všelék. Jeden systém může také učinit viditelnější špatné nastavení. Pokud jsou přístupové role uvolněné nebo pokud odpovědné osoby neaktualizují záznamy, ERP pouze shromažďuje zmatek na jednom místě. Nástroj pomáhá pouze tehdy, když je proces kolem něj disciplinovaný.
Hlavním limitem není technologie
Největším limitem obvykle není software. Jde o způsob, jakým firma definuje rizika. Pokud jeden tým považuje rizika za finanční problém a jiný za auditní problém, ERP tento rozkol sám o sobě nevyřeší. Systém může data uchovávat, lidé si však stále musí vytvořit společná pravidla pro to, co se počítá jako riziko, kdo za něj nese odpovědnost a kdy je uzavřeno.
Proto zůstávají mnohá nastavení rizik v ERP nejprve nejsilnější v úzkých oblastech. Mohou začít s finančními kontrolami, přístupem uživatelů, riziky dodavatelů nebo auditními protokoly. Širší řízení podnikových rizik přichází až později, po tom, co se firma dohodne na svém modelu dat a procesu revize.
Existuje zde také stránka ochrany osobních údajů a bezpečnosti. Systémy ERP často drží citlivá obchodní data na jednom místě. To činí návrh rolí, protokolování a revizi důležitějšími, nikoliv méně. Centralizace dává týmům pro kontrolu lepší přehled, ale zároveň usnadňuje odhalení špatného návrhu přístupů a ztěžuje ignorování těchto nedostatků.
Praktický vzor
Čistý vzor je jednoduchý. Udržujte záznam o riziku, kontrolní opatření a odpovědnou osobu ve stejném systému. Propojte každé riziko s procesem, který jej vytváří. Udržujte jasnou historii změn. Provádějte revizi dat podle pevného cyklu.
Tento vzor neslibuje dokonalou kontrolu. Zlepšuje však použitelnost kontrolní práce. Týmy stráví méně času slepováním reportů a více času řešením skutečných problémů. Pro mnoho firem je to skutečný přínos centralizace dat o rizicích pomocí ERP systémů.
EuroOp Insights následuje stejnou linii myšlení: jeden aplikovaný vývojový vzor R&D, jeden praktický výsledek z pozadí produktů EuroOp. V tomto případě je výsledek přímý. Kontrola rizik se zlepšuje, když je systém záznamů a systém revize stejným místem.