Systémy ERP centralizujú údaje o rizikách pre lepšiu kontrolu. To je jednoduchá odpoveď a práve táto časť je najdôležitejšia, keď chce firma znížiť nesúlad medzi záznamami o rizikách, kontrolnými opatreniami a každodennou prácou.
Neustále sa vraciame k jednej jednoduchej skutočnosti: hodnoty údajov o rizikách strácajú, keď sú rozdelené medzi e-maily, tabuľky a samostatné tímy. V prostredí ERP môže ten istý základný systém obsahovať finančné záznamy, prevádzkové dáta, pravidlá prístupu a udalosti procesov. To uľahčuje vidieť, kde riziko vzniká, kto ho vlastní a aké kontrolné opatrenie sa vzťahuje.
Centrálna kontrola začína s jedným záznamom
Položka rizika má malý úžitok, ak jej nikto nemôže dôverovať. Systémy ERP pomáhajú vytvorením spoločného miesta pre poznámky o rizikách, schválenia, vlastníkov a súvisiacich kontrolných opatrení. Keď sa záznam o riziku nachádza vedľa procesu, ktorý ovplyvňuje, prepojenie je jasnejšie. Problém oneskorenej platby môže byť umiestnený vedľa finančného pracovného postupu. Problém s dodávateľom môže byť umiestnený vedľa záznamov o nákupe a zásobách.
Je to dôležité, pretože kontrolná práca závisí od sledovateľnosti. Ak dokáže tím vidieť riziko, kontrolné opatrenie, vlastníka a dátum revízie na jednom mieste, dokáže túto položku rýchlejšie testovať a aktualizovať. Tiež to znižuje šancu, že rôzne tímy budú udržiavať rôzne verzie toho istého problému.
Vidíme to ako praktickú hodnotu ERP pre softvérové riešenia manažmentu podnikových rizík. Systém nie je len knihou pre operácie. Stáva sa tiež jediným miestom na zhromažďovanie signálov rizika a údajov o kontrolách.
Súvisiace: AIOps automatizuje monitorovanie DevOps pre rýchlejšie a bezpečné opravy
Prečo ERP pomáha tímom pre riziká
Najsilnejší argument pre ERP pri práci s rizikami je tok dát. Mnohé platformy ERP môžu prepojiť záznamy o rizikách s vnútornými procesmi a v niektorých prípadoch aj so systémami mimo firmy. To dáva tímom pre riziká lepší prehľad o tom, odkiaľ problém pochádza a ako sa pohybuje cez firmu.
Toto je užitočné pre bežné potreby kontroly:
- riadenie prístupu
- oddelenie povinností | audit stopy
- sledovanie problémov
- revízia politík
- kontroly súladu
Tieto kontroly sa ľahšie spravujú, keď dáta sedia v jednom systéme. Centrálny záznam môže ukázať, kto ho zmenil, kedy sa zmenil a ktorý proces zasiahol. To je základné, ale často je to miesto, kde kontrola začína.
Napriek tomu centralizácia nie liekom sama osebe. Jeden systém môže tiež spraviť zlú konfiguráciu viditeľnejšou. Ak sú prístupové role voľné alebo ak majitelia neaktualizujú záznamy, ERP iba zhromaždí zmätok na jednom mieste. Nástroj pomáha len vtedy, keď je okoloňujúci proces disciplinovaný.
Hlavným obmedzením nie je technológia
Najväčším obmedzením zvyčajne nie je softvér. Je to spôsob, akým firma definuje riziko. Ak jeden tím považuje riziko za finančný problém a iný za auditný problém, ERP tento rozkol sám nevyrieši. Systém môže držať dáta, ale ľudia stále potrebujú spoločné pravidlo pre to, čo sa počíta ako riziko, kto ho vlastní a kedy je uzavreté.
Preto zostávajú mnohé nastavenia rizík v ERP najsilnejšie najprv v úzkych oblastiach. Môžu začať s finančnými kontrolami, prístupom používateľov, rizikom dodávateľov alebo auditnými logmi. Širší manažment podnikových rizík prichádza neskôr, po tom, čo sa firma dohodne na svojom model dát a procese revízie.
Existuje tu tiež strana súkromia a bezpečnosti. Systémy ERP často držia citlivé obchodné dáta na jednom mieste. To robí návrh rolí, protokolovanie a revíziu dôležitejšími, nie menej. Centralizácia dáva kontrolným tímom lepší prehľad, ale tiež spravia zlý návrh prístupu ľahšie odhliadnuteľným a ťažšie ignorovateľným.
Praktický vzor
Čistý vzor je jednoduchý. Udržujte záznam o riziku, kontrolu a vlastníka v rovnakom systéme. Prepojte každé riziko s procesom, ktorý ho vytvára. Udržujte jasnú históriu zmien. Revíziou dát prebiehajte podľa pevného cyklu.
Tento vzor nesľubuje dokonalú kontrolu. Robí však kontrolnú prácu použiteľnejšou. Tímy trávia menej času spájanie správ dohromady a viac času riešením skutočného problému. Pre mnohé firmy je to skutočný úžitok zo centralizácie údajov o rizikách v systémoch ERP.
EuroOp Insights sleduje rovnakú líniu myslenia: jeden aplikovaný vzor výskumu a vývoja, jeden praktický záver, z pipeline za produktmi EuroOp. V tomto prípade je záver priamy. Kontrola rizík sa zlepšuje, keď je systém záznamov a systém revízie tým istým miestom.