A BPM szoftver átláthatóbbá és egyszerűbben kezelhetővé teszi a munkafolyamatokat, ezáltal javítva az üzleti hatékonyságot. Ez úgy történik, hogy megkönnyíti ismétlődő feladatok nyomon követését, irányítását és fejlesztését.
Egyes reggeleken a kép egyértelmű: egy kérelem belép egy rendszerbe, várakozik egy sorban, e-mailben továbbítják, majd újra várakozik az engedélyezésig. Maga a munka nem a probléma. A probléma a lépések közötti szakadások. A BPM szoftver, amely a business process management (üzleti folyamatmenedzsment) szoftver rövidítése, arra készült, hogy ezeket a szakadásokat megszüntesse.
Alapvetően a BPM szoftver egy helyet biztosít a cég számára a folyamatok definiálására. Megmutatja, ki mit csinál, milyen sorrendben és milyen szabályok szerint. Feladatokat irányíthat, jóváhagyásokat indíthat, és rögzítheti minden lépés naplóját. Ez azért fontos, mert sok késést a átadások okoznak, nem maga a feladat. Amikor a munka egyértelmű áramlásban halad, a csapatok kevesebb időt töltenek státuszlekérdezéssel és kevesebbet hibásan elvégzett lépések javításával.
Szerintünk az igazi érték nemcsak a sebesség. A kontroll. Egy e-mail levelezési láncokban vagy helyi Excel-táblázatokban létező folyamatot nehéz nyomon követni. Egy BPM szoftverben lévő folyamat könnyebben ellenőrizhető. A csapatok láthatják, hol akadozik a munka, hol kezdődik el az újrakezdés, és hol nem tartják be a szabályokat. Ez a láthatóság segít a menedzsereknek a torlódások azonosításában, mielőtt azok terjednének.
Az üzleti érv egyszerűen fogalmazva így hangzik: ha egy csapat kevesebb időt tölt kézi irányítással, duplán történő adatbevitellel és utólagos értesítésekkel, több idő marad a hasznos munkára. A BPM szoftverek gyakran támogatnak standard űrlapokat, közös feladatszabályokat, riasztásokat és folyamatnaplókat. Ezek az eszközök csökkenték a zavart. Ugyanakkor következetesebbé teszik a folyamatot egyik esetről a másikra. A következetesség fontos a pénzügyekben, az emberi erőforrások kezelésében, a beszerzésben, a szolgáltatási ügyfélszolgálati munkában és más ismétlődő műveletekben.
Van technikai oka is annak, hogy a BPM sokszor segít vállalati környezetben. Sok cég több rendszert használ egyszerre. Egy rendelés elkezdődhet egy webes űrlapon, átmehet az ERP-be, érintheti a CRM-et, majd várhat egy emberi ellenőrzésre. A BPM szoftver képes átnyúlni ezeknél a rendszereknél és koordinálni a sorrendet. Nem váltja le az összes platformot. Segít nekik együttműködni egy meghatározott útvonalon. Nagy csapatok esetén ez csökkentheti a megszakadt átadásokat és a bizonytalan felelősségi köröket.
Mégis, a kép nem teljesen tiszta. A BPM szoftver olyan jó, mint a folyamat, amelyet követ. Ha egy folyamat rosszul van tervezve, a szoftver nem fogja megjavítani. Csak gyorsíthatja a rossz áramlást. E néhány BPM eszköz saját költséggel és komplexitással jár. Nehéz lehet őket telepíteni, és gondos összekötést igényelhetnek a régebbi rendszerekkel. Néhány cégnél a változás tovább lassítja az elfogadást, mert a csapatok megtartják a régi szokásaikat akkor is, amikor új eszközök érkeznek.
Ez a korlát számít. A BPM nem varázslatos réteg. Akkor működik a legjobban, ha a folyamat elég stabil a térképezéshez, és ha az üzlet kész a szabályok tisztán tartására. Ott, ahol a munka túl gyakran változik, vagy ahol a csapatoknak mély kód szintű kontrollra van szükségük, egy nehézkes BPM csomag lassúnak vagy merevnek tűnhet. A hasznos kérdés nem az, hogy a BPM modernnek hangzik-e. Hanem az, hogy a munkának szüksége van-e struktúrára, nyomkövethetőségre és kevesebb átadási hibára.
Ezért illik a BPM szoftver olyan jól az üzleti hatékonysághoz. A hatékonyság nem csak arról szól, hogy többet csináljon valaki. Arról is szól, hogy kevesebb erőt pazaroljon várakozásra, újratipizálásra és keresgélésre. Egy jó BPM beállítás láthatóvá és ismételletté teszi a munkát. Közös utat ad a csapatoknak egy laza nyomvonal helyett.
Az EuroOp LLC számára ez a gyakorlati minta, amit érdemes szem előtt tartani. Amikor a folyamat logika egyértelmű, a rendszerek jobban viselkednek együtt. Amikor a lépések explicitusak, a csapatok kevesebb energiát fordítanak a pótmunkára. A BPM szoftver támogatja ezt a fegyelmet, de csak akkor, ha az üzlet egyszerű enough-nak tartja a folyamatot a kezeléshez, és ősz enough-nak a fejlesztéshez.
Az EuroOp Insights ugyanerre az ötletre épül: egy alkalmazott K+F minta, egy gyakorlati tanulság az EuroOp termékei mögötti pipeline-ból.