Az AI-konzultáció automatizálja a munkafolyamatokat, hogy csökkenjenek a költségek. Ez az egyszerű válasz, és ez az elsődleges ok, amiért sok cég először is ezt nézi. Az érték nem magában az AI-ban rejlik. Hanem abban, hogy az AI-t felhasználva eltávolítják a manuális lépéseket, csökkentik a hibákat, és lehetővé teszik, hogy a munka kevesebb késleltetéssel haladjon végig a vállalkozáson.
Egy nap ezen a témán belül egy egyszerű mintával kezdődik. Egy csapatnak ismétlődő munkája van, amely e-mailbeérkezési fiókokon, táblázatokon, űrlapokon és jóváhagyási láncokon keresztül fut. E munka egyes részei szabályalapúak. Más részek ítéletkészséget igényelnek. Az AI-konzultáció mindkettőt megvizsgálja, és sorba rendezi őket, mielőtt bármi építésre kerülne.
Ez a rendezés számít. Ha egy feladat csak egy rögzített szabály, akkor a sima automatizálás gyakran elegendő. Ha egy feladat dokumentumolvasást, szöveges ellenőrzést vagy döntést igényel zavaros bemenet alapján, az AI ott tud segíteni, ahol a szabályok önmagukban elbuknak. A konzultáció hasznos része ez a választás. Megpróbálja illeszteni az eszközt a munkához, nem fordítva.
A költségoldal könnyen látható, még ha a számok cégenként is különböznek is. A manuális munka időt vesz igénybe. Az újrakezdés (rework) szintén időt vesz igénybe. Ugyanígy a csapatok közötti átadások, a jóváhagyásokra várakozás és a bemeneti hibák javítása is. Amikor egy munkafolyamatot jól újra terveznek, a vállalkozás ugyanazt a személyzetet használhatja kevesebb ismétlődő munkára és több hasznos munkára. Ez csökkentheti a működési hulladékot, de az eredmény nem automatikus.
Visszatérek ehhez a pontra, mert itt lakozik a valódi üzleti kérdés. Sok vezető kér AI-t, de a nagyobb probléma a folyamatminőség. Ha a folyamat hibás, az AI felgyorsíthat egy rossz áramlást. Ha a folyamat tiszta, az AI eltávolíthatja azt a súrlódást, amely évek óta beépült a napi munkába.
A gyakorlatban a konzultációs munka gyakran folyamatfelülvizsgálattal kezdődik. A csapat leképezi a lépéseket, ellenőrzi, hol lép be az adat a rendszerbe, és megtalálja, hol érintkeznek folyamatosan az emberek ugyanazzal a feladattal. Aztán teszteli, hol szükséges az AI, és hol nem. Ez az elválasztás fontos. Egy jó terv gyakran az AI-t olvasásra, rendezésre és tervezetre használja, míg az egyszerű szabályok intézik a többit.
Ez az oka annak is, hogy a legjobban illeszkedő projektek általában eleinte szűkek. Egyetlen munkafolyamat könnyebben vizsgálható, mint egy teljes vállalati technológiai verem. Egy kárútkezelési útvonal, számlautalvány vagy szolgáltatáskérés útvonal megmutathatja, hol helyezkedik el a hulladék. Miután ez világos, a tervezés összekapcsolható a meglévő eszközökkel, ahelyett, hogy teljes újjáépítést erőltetnének.
Itt van egy határ, és ezt szem előtt kell tartani. Az AI nem szünteti meg a folyamatirányítás szükségességét. Nem törli ki a rossz adatokat, a gyenge tulajdonjogot vagy a gyenge jóváhagyásokat. Felülvizsgálatot, tesztelést és karbantartást is igényel, mivel az üzleti szabályok változnak és a bemeneti minőség eltolódik. Néhány esetben a beállítás és a monitorozás költsége jelentős lehet, mielőtt bármilyen megtakarítás megjelenne.
Egy másik határ, hogy a megtakarítási történet túlzottan hangsúlyozható lehet. A szállítók gyakran alacsonyabb költségről, gyorsabb munkáról és jobb skálázhatóságról beszélnek. Ezek lehetséges célok, de nem garantáltak. Egy cégnek továbbra is mérlegelnie kell a megvalósítás erőfeszítését, az adatok kész állapotát, a változáskezelést és annak kockázatát, hogy a folyamat rossz részét automatizálja.
Ennek oka, hogy a gyakorlati nézőpont szerényebb, mint az értékesítési nézőpont. Az AI-konzultáció akkor a legerősebb, amikor az automatizálást üzleti tervezési feladatként kezeli. A cél a hulladék eltávolítása egy ismert munkafolyamatból, nem pedig az AI hozzáadása mindenhez, aminek van logója rajta. A munka részben technikai, részben operatív, és mindkét rész számít.
A cím legtisztább értelmezése ez: az AI-konzultáció csökkenti a költségeket, mert kevésbé manuálissá, kevésbé hibára hajlamosá és kevésbé lassúvá teszi a munkafolyamatokat. A módszer először a folyamat, másodszor az eszköz. Az eredmény az illeszkedésen, a fegyelmen és az automatizált munka minőségén múlik.
Ez ugyanaz a minta, amelyhez az EuroOp Insights alkalmazott K+F nézőpontjában mindig visszatér: egy minta, egy gyakorlati tanulság. Jelen esetben a minta a tiszta munkafolyamat-tervezés az automatizálás előtt, a tanulság pedig egyszerű. A költségkontroll ott kezdődik, ahol a folyamat könnyebbé válik a futtatásban.