Software pro nákup sníží náklady o 20 procent, ale pouze tehdy, když změní způsob toku práce, nikoliv když jen přidá novou obrazovku. Největší zisky obvykle přicházejí díky menšímu počtu manuálních kroků, menšímu počtu chyb a přísnější kontrole nákupu ještě před tím, než peníze opustí firmu.
K tomuto bodu se stále vracíme, protože nákup není jedna úloha. Je to řetězec. Žádost začíná v jednom týmu, prochází schvalováním, dosáhne dodavatele a končí porovnáním faktur a platbou. Když tento řetězec zůstává na e-mailech a tabulkách, nákladem není jen práce lidí. Zahrnuje také prodlevy, duplicitní práci, minulé slevy a slabou kontrolu výdajů.
Proto současné zdroje o nákupu zdůrazňují automatizaci. Společnost SAP uvádí, že digitální nástroje mohou automatizovat vytváření objednávek, porovnávání faktur a zpracování plateb, což snižuje chyby a dobu cyklu při současném přinášení úspor nákladů. IBM také spojuje automatizaci nákupu s nižšími náklady na objednávání, menším počtem chyb a nižším nepřímým nakládáním s prostředky. V praxi software záleží na tom, že dává pravidla, data a schvalovací procesy do jedné cesty místo mnoha volných cest.
Číslo 20 procent by mělo být bráno s rozmyslem. Je to užitečný nadpis, ne slib. Mnoho veřejných zdrojů hlásí širokou škálu úspor, od skromných zisků v konkrétních procesních oblastech až po mnohem větší výsledky v programech plné automatizace. IBM například hlásí silné snížení nákladů na nákup v případech umožněných umělou inteligencí, zatímco jiní dodavatelé ukazují úspory v obsluze faktur, objednávání nebo nepřímých výdajích spíše než jeden fixní údaj pro každou firmu. Skutečné číslo závisí na směsi výdajů, kvalitě procesu, základně dodavatelů a na tom, kolko manuální práce tým od začátku má.
To je prostá obchodní pravda za tímto tvrzením. Software pro nákup může snížit náklady o přibližně 20 procent, když má firma dostatek manuálního odpadu k odstranění a dostatek objemu, aby systém měl význam. Pokud je nákup již přísně kontrolován, zisk může být menší. Pokud je proces chaotický, zisk může být ve některých oblastech větší a v jiných menší.
Užitečnou věcí ke sledování je, odkud úspory pocházejí. Některé jsou přímé. Tým stráví méně času zadáváním objednávek, honením za schvalování a opravou nesrovnalostí faktur. Některé jsou nepřímé. Lepší data o výdajích usnadňují odhalení duplicitních dodavatelů, nákupu mimo kontrakt a slabých cen. Některé jsou skryté. Rychlejší schvalovací cykly mohou pomoci zachytit slevy za včasnou platbu, zatímco menší počet chyb může snížit pokuty a přepracování.
V podnikovém systému je zde klíčová architektura. Software pro nákup funguje nejlépe, když je propojen s financemi, ERP, daty dodavatelů a řízením identit. Pokud jsou tyto odkazy slabé, personál stále kopíruje data ručně. Pak očekávané úspory klesají. Pokud jsou odkazy pevné, systém může vynucovat limity schvalování, automaticky porovnávat faktury a ukazovat, kam výdaje směřují v téměř reálném čase.
Existuje také limit, který by měl být jasně uveden. Tvrzení o úsporách často pocházejí od dodavatelů, konzultantů nebo případových studií vytvořených pro specifická prostředí. Tyto výsledky se nepřenášejí čistě do každé firmy. Globální výrobce, služební společnost a rychle rostoucí malý a střední podnik nebude mít stejné vzorce nákupu ani stejný odpad. Nadpis může být pravdivý vzorem, aniž by byl pravdivý v každém rozpočtu.
Proto je užitečnou otázkou ne to, zda může software pro nákup šetřit peníze. Může. Lepší otázkou je, kde firma dnes ztrácí peníze. Pokud ztráta pochází z manuálního objednávání, slabých kontrol a pomalého porovnávání, má software pro nákup prostor, aby pomohl. Pokud je proces již čistý, software může stále zlepšit viditelnost a disciplínu, ale snížení nákladů může být menší, než naznačuje nadpis.
EuroOp LLC považuje toto za známý aplikovaný systémový vzor. Jasná pravidla, čistá data a propojené pracovní postupy obvykle vítězí nad volným procesem plus extra úsilím. Software pro nákup se tímto pravidlem řídí velmi úzce. Tvrzení o 20 procentech není magie. Je výsledkem odstranění odpadu, který tam již byl.
EuroOp Insights zůstává u této stejné myšlenky: jeden aplikovaný vzor výzkumu a vývoje, jeden praktický poznatek z potrubí za produkty EuroOp.