Softvér pre obstarávanie znižuje náklady o 20 percent, ale len vtedy, keď zmení spôsob, akým sa práca presúva, nie keď len pridá novú obrazovku. Najväčšie úspory zvyčajne prichádzajú z menšieho počtu manuálnych krokov, menšieho počtu chýb a prísnnejšej kontroly nad nákupmi skôr, než peniaze opustia firmu.
K tomuto bodu sa stále vraciame, pretože obstarávanie nie je jedna úloha. Je to reťazec. Žiadosť začína v jednom tíme, presúva sa cez schválenie, dosiahne dodávateľa a končí pri zhodnotení faktúr a platbe. Keď tento reťazec zostáva na e-mailoch a v tabuľkách, nákladom nie je len práca personálu. Zahŕňa aj oneskorenie, duplicitnú prácu, vynechané zľavy a zlú kontrolu výdavkov.
Preto aktuálne zdroje o obstarávaní zdôrazňujú automatizáciu. Podľa SAP môžu digitálne nástroje automatizovať vytváranie objednávok, zhodnocovanie faktúr a spracovanie platieb a toto zníženie chýb a cyklových časov zároveň prináša úspory nákladov. IBM tiež spája automatizáciu obstarávania s nižšími nákladmi na objednávanie, menším počtom chýb a nižším nepriamym objemom výdavkov. V praxi záleží na softvéri, pretože dáva pravidlá, dáta a schválenia do jednej cesty namiesto mnohých voľných ciest.
Číslo 20 percent by sa malo čítať s opatrnosťou. Je to užitočný nadpis, nie sľub. Mnohé verejné zdroje uvádzajú široké rozpätie úspor, od modestných ziskov v konkrétnych oblastiach procesov až po oveľa väčšie výsledky v programoch úplnej automatizácie. Napríklad IBM hlási silné zníženie nákladov na obstarávanie v prípadoch využitia umožnených umelou inteligenciou, zatiaľ čo iní dodávatelia poukazujú na úspory pri spracovaní faktúr, objednávaní alebo nepriamych výdavkoch namiesto jedného pevného čísla pre každú firmu. Skutočné číslo závisí od štruktúry výdavkov, kvality procesu, základne dodávateľov a toho, koľko manuálnej práce tím na začiatku má.
To je jednoduchá obchodná pravda za týmto tvrdením. Softvér pre obstarávanie môže znížiť náklady približne o 20 percent, keď firma má dostatok manuálneho odpadu na odstránenie a dostatočný objem, aby systém mal význam. Ak je nakupovanie už prísně kontrolované, zisk môže byť menší. Ak je proces neusporiadaný, zisk môže byť vo niektorých oblastiach väčší a v iných menší.
Užitočné je sledovať, odkiaľ úspory pochádzajú. Niektoré sú priame. Tím trávi menej času zadávaním objednávok, stíhaním schválení a opravou nezrovnalostí vo faktúrach. Niektoré sú nepriame. Lepšie údaje o výdavkoch uľahčujú zistenie duplicitných dodávateľov, nákupu mimo kontraktu a slabých cien. Niektoré sú skryté. Rýchlejšie cykly schvaľovania môžu pomôcť zachytiť zľavy za včasnú platbu, zatiaľ čo menší počet chýb môže znížiť pokuty a náklady na opravné práce.
V podnikovom systéme tu záleží na architektúre. Softvér pre obstarávanie funguje najlepšie, keď je prepojený s financiami, ERP, údajmi dodávateľov a kontrolami identity. Ak sú tieto prepojenia slabé, personál stále kopíruje údaje ručne. Potom očakávané úspory klesnú. Ak sú prepojenia silné, systém môže vynucovať limity schvaľovania, automaticky zhodnocovať faktúry a ukazovať, kam smerujú výdavky takmer v reálnom čase.
Existuje tiež limit, ktorý by mal byť jasne uvedený. Nároky na úspory často pochádzajú od dodávateľov, konzultantov alebo prípadových štúdií vytvorených pre konkrétne nastavenia. Tieto výsledky sa neprenášajú čisto do každej firmy. Globálny výrobca, spoločnosť služieb a rýchlo rastúce malé a stredné podniky nemusia mať rovnaké vzorce nákupu ani rovnaký odpad. Nadpis môže byť pravdivý ako vzor, bez toho, aby bol pravdivý v každom rozpočte.
Preto užitočná otázka nie je, či môže softvér pre obstarávanie šetriť peniaze. Môže. Lepšou otázkou je, kde firma dnes stráca peniaze. Ak strata pramení z manuálneho objednávania, slabých kontrol a pomalého zhodnocovania, softvér pre obstarávanie má priestor na pomoc. Ak je proces už čistý, softvér môže stále zlepšiť prehľadnosť a disciplínu, ale zníženie nákladov môže byť menšie, než naznačuje nadpis.
EuroOp LLC berie toto ako známy aplikovaný systémový vzor. Jasné pravidlá, čisté údaje a prepojené pracovné postupy zvyčajne porazia voľný proces plus extra námahu. Softvér pre obstarávanie sa riadi týmto pravidlom úzko. Tvrdenie o 20 percent nie je magia. Je to výsledok odstránenia odpadu, ktorý tam už bol.
EuroOp Insights zostáva pri tejto rovnakej myšlienke: jeden aplikovaný výskumný a vývojový vzor, jeden praktický poznatok z potrubia za produktmi EuroOp.