A beszerzési szoftver 20 százalékkal csökkenti a költségeket, de csak akkor, ha a szoftver megváltoztatja a munka menetét, nem pedig amikor egyszerűen csak új képernyőt ad hozzá. A legerősebb nyereségek általában kevesebb manuális lépésből, kevesebb hibából és a pénz kiáramlása előtt szorosabb kontrollból származnak.
Újra és újra erre a pontra térünk vissza, mert a beszerzés nem egyetlen feladat. Ez egy lánc. Egy kérés egy csapatban indul, áthalad az engedélyezési folyamaton, eljut egy beszállítóhoz, és a számla egyeztetésében és kifizetésében ér véget. Amikor ez a lánc e-mailben és táblázatokban marad, a költség nemcsak a munkaidő. Tartalmazza a késést, a dupla munkát, a kihagyott kedvezményeket és a gyenge költésszabályozást is.
Ezért hangsúlyozzák az aktuális beszerzési források az automatizálást. Az SAP szerint a digitális eszközök automatizálhatják a rendelési lapok létrehozását, a számlaegyeztetést és a fizetési feldolgozást, és ez csökkenti a hibákat és a ciklusidőt, miközben költségmegtakarítást biztosít. Az IBM szintén összeköti a beszerzés automatizálását az alacsonyabb rendelési költségekkel, kevesebb hibával és az közvetett költések csökkentésével. A gyakorlatban a szoftver azért számít, mert szabályokat, adatokat és jóváhagyásokat helyez egyetlen útvonalra ahelyett, hogy sok laza útvonalra.
A 20 százalékos számot óvatosan kell értelmezni. Hasznos cím, nem ígéret. Számos nyilvános forrás széles körű megtakarításokat jelent be, a konkrét folyamatterületeken mérsékelt növekedéstől egészen a teljes automatizálási programokban elért sokkal nagyobb eredményekig. Az IBM például erős beszerzési költségcsökkenést jelent AI-alapú esetekben, míg más szállítók a számlakezelés, a rendelés vagy a közvetett költések megtakarítására hivatkoznak, nem pedig egy minden vállalkozásra érvényes fix számra. A valós szám a költések összetételétől, a folyamat minőségétől, a beszállítói bázistól és attól függ, mennyi manuális munkával indul a csapat.
Ez a nyers üzleti igazság áll az állítás mögött. A beszerzési szoftver körülbelül 20 százalékkal képes csökkenteni a költségeket, ha egy cégnek van elég eltávolítandó manuális pazarlása és elegendő volumene ahhoz, hogy a rendszer számítson. Ha a vásárlás már szigorúan szabályozott, a nyereség kisebb lehet. Ha a folyamat rendetlen, a nyereség egyes területeken nagyobb, másokon kisebb lehet.
A hasznos dolog, amit figyelni kell, az, hogy honnan származnak a megtakarítások. Néhány közvetlen. Egy csapat kevesebb időt tölt rendelések gépelésével, jóváhagyások utánajárásával és számlahibák javításával. Néhány közvetett. A jobb költési adatok megkönnyítik a duplikált beszállítók, a szerződésen kívüli vásárlások és a gyenge árak azonosítását. Néhány rejtett. A gyorsabb jóváhagyási ciklusok segíthetnek a korai fizetési kedvezmények megszerzésében, míg kevesebb hiba csökkentheti a bírságokat és az utómunkát.
Egy vállalati rendszerben itt válik fontossá a architektúra. A beszerzési szoftver akkor működik a legjobban, ha kapcsolódik a pénzügyekhez, az ERP-rendszerekhez, a beszállítói adatokhoz és az identitásvezérlésekhez. Ha ezek a kapcsolatok gyengék, a személyzet még mindig kézzel másolja az adatokat. Ekkor a várható megtakarítások zsugorodnak. Ha a kapcsolatok erősek, a rendszer kikényszerítheti a jóváhagyási limiteket, automatikusan egyeztetheti a számlákat, és közel valós időben mutathatja, hová megy a költés.
Van egy határ is, amelyet világosan meg kell fogalmazni. A megtakarítási állítások gyakran szállítóktól, tanácsadóktól vagy specifikus beállításokra épített esettanulmányokból származnak. Ezek az eredmények nem kerülnek tisztán minden vállalatra. Egy globális gyártó, egy szolgáltatási cég és egy gyorsan növekvő kis- és középvállalkozás nem lesz ugyanolyan vásárlási mintázattal vagy ugyanolyan pazarlással. A cím lehet igaz mintázatában anélkül, hogy minden költségvetésben igaz lenne.
Ezért a hasznos kérdés nem az, hogy a beszerzési szoftver tud-e pénzt spórolni. Tud. A jobb kérdés az, hol veszíti el a cég ma a pénzét. Ha a veszteség manuális rendelésből, gyenge kontrollból és lassú egyeztetésből származik, a beszerzési szoftvernek van helye a segítségnyújtásra. Ha a folyamat már tiszta, a szoftver továbbra is javíthatja az átláthatóságot és a fegyelmet, de a költségcsökkentés kisebb lehet, mint amennyit a cím sugall.
Az EuroOp LLC ezt ismerős alkalmazott rendszermintának tekinti. Az egyértelmű szabályok, a tiszta adatok és a kapcsolódó munkafolyamatok általában verik a laza folyamatot plusz extra erőfeszítéssel. A beszerzési szoftver szorosan követi ezt a szabályt. A 20 százalékos állítás nem varázslat. A már meglévő pazarlás eltávolításának az eredménye.
Az EuroOp Insights ehhez az ugyanahhoz az ötlethez ragaszkodik: egy alkalmazott K+F minta, egy gyakorlatias tanulság, az EuroOp termékei mögötti pipeline-ból.